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为使团队协作达到最优,几十年来企业不断在寻求公共和私人工作空间的平衡。我们1980年的研究发现,美国85%的企业雇员需要能够不受干扰、集中精力的工作空间,然而到了20世纪90年代末,只有23%的员工需要更多私密空间。为此,很多企业的办公场所改为便于协作的开放空间,私人工作空间相应缩减。但我们的最新研究发现,风尚正在回摆:员工又重新迫切地需要私人空间。这不仅是为集中精力,更已成为紧张工作环境中的必需。
传统上,研究者和设计师主要从物理角度定义工作场所中的私密性,包括声音(我们是否能听到彼此)、视觉(我们是否能看到彼此)和空间独立性(我是否有自己的专属空间)。但在今天的职场,在物理或虚拟意义上,我们都随时相互连接,几乎无处遁形。这种紧密联结便于人际沟通,但也会让人感到自身存在过度曝光。
不同国家企业对个人空间的标准差异很大。德国员工人均占有面积29.7平方米,美国为17.7平方米,印度和中国分别为6.5平方米和4.6平方米。但尽管工作空间相对拥挤,印度和中国受访者认为他们能够集中精力、不受干扰地工作。这个发现标识了一个重要的文化差异:中国人的隐私观念有别于西方。中国员工最在意信息控制,为获得片刻独处时间,人们有时不得不躲到楼道或卫生间。我们认为加重员工不满情绪的并非物理环境,而是工作节奏紧张等因素。
虽然在不同文化中私密性的具体含义不同,但我们的研究已经充分显示,员工对工作空间的满意度与他们对周围环境的掌控感高度相关。敬业度最高的员工中,98%认为他们在办公室“很容易集中注意力”,这点是他们对工作环境满意的最重要原因。
有些人能在陌生人群中获得私密感:很多时候,我们去咖啡馆工作是为避开在办公室和同事的社交互动。拉维?梅塔(Ravi Mehta)、朱睿和阿玛尔?奇玛(Amar Cheema)在《消费者研究杂志》上发表的研究表明,适度背景噪音能提升创造性工作的效率。很多人喜欢咖啡馆或机场的环境,适度的嘈杂能让他们不受干扰地工作、阅读或放松。关键在于,这是一种策略性行为:个体选择何时、以何种方式匿名隐入人群。
如今,个人信息分享和传播方式花样翻新,公共和私人的界限一再变动。人们会与不同对象分享不同个人信息:例如,在物理意义上,这可能意味我们要考虑是否允许同事查看某个文件,或决定在工位上摆放什么个人物品;在虚拟意义上,我们可能因不想被对方看到而选择打电话而非视频。
保持私密并不等于与他人隔绝。很多情况下,员工之间需要私密沟通。绩效评估等需要保密的事宜可以提前正式安排;更多时候,员工之间会自发进行私密交流,如讨论公司中出现的敏感问题等,但可能无法找到合适的场所。如果工作空间布局非常开放,就更需要设置专门房间,方便相互信任的员工进行私密谈话。
觉察到被窥视或偷听时,我们会感到“受到侵犯”,并用一系列屏蔽策略来保护自己:在封闭的房间打电话;为防止偷听而在公共场所谈话;在能提前看到别人走过来的地方工作。为免受“群体思维”或同侪压力影响,有些人从不轻易说出内心想法。
组织可以制定规则,对影响员工私密感的行为作出明确规定。这些规定既可针对整个公司,也可针对特定部门、时段和地点。例如,组织可在某些地点设置安静工作时段,或规定听音乐、看视频必须使用耳机。
信号的作用与规则相似,但并非自上而下的规定,而是由员工主动向他人发出,传达对私密性的要求。在很多地方,戴耳机表示“请勿打扰”,戴隔音耳机意图就更明显。人们有时也通过调整自己在办公室中的空间位置来表达对私密性的需求:身体面向同事表示主动寻求交流,躲在隔板或植物后面则表示“我需要安静”。
为提升员工私密体验,组织可采取两种模式设计工作空间:分布式模式和分区模式。按照分布式模式,个人和团队工作区域中都应设有安静工作空间,使员工能在不同工作状态间快速切换。例如,员工可能需要高度集中精力来做会议准备,之后到会议室和同事讨论,然后要与另一位同事一起完成任务。每种工作模式都应有配套的工作空间,且这些空间应相距较近,方便员工切换工作模式。
按照分区模式,工作空间中有一片特定区域被划为私密、安静空间。组织可将某片区域、某层楼或整栋建筑规定为类似图书馆的安静区域。这种模式对管理噪音干扰尤其有效。
我们的研究显示,最优质的工作环境是一个包含多种类型空间的生态系统,让员工可以选择工作的地点和方式。固定办公室的设计和分配不应依据等级,而应主要考虑需求。例如,很多高管拥有宽敞的办公室,但因为出差和开会经常不用。这些空间可以重新设计,因为和普通员工一样,很多领导者只是处理特定工作时才需要封闭空间。
“掩蔽空间”可为多种工作提供必要的私密感。这类空间一般为半封闭,配有半高墙壁或可移动挡板。组织可以明确规定这类空间为“勿扰区域”。安静区域中的掩蔽空间尤其有效。
来源:本文选自《哈佛商业评论》2015年5月刊,有删减。原文作者克里斯汀·康登(ChristineCongdon) 、多娜·弗林(DonnaFlynn)、 梅兰妮·雷德曼(Melanie Redman),王晨译。
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