针对以上问题,规划设计项目参与各方均可以从风险规避和风险预防的角度出发,采取以下应对措施,在建立保障制度或者优化现有体系的基础上,建立风险管理体系,进行风险预评估和风险预控:
(1)在现行质量管控体系的基础上,重视工作实操层面的细节和工作机制。
细节决定成败,在方案设计过程中,每一个环节都会对项目质量与推进产生风险影响。为了保证委托方与设计单位的共赢,应加强员工培训,开展主题教育,并将具体工作任务分解到个人。同时,以“质量至上”为理念,加强质量管控体系的风险预控、反馈与管理应对,在工作实操层面优化工作机制。
(2) 建立完整详细的参与方信息资料库。
通过建立完整详细的参与方信息资料库,可以及时了解项目设计中存在的问题,并及时改正,以保证工程质量。同时,通过整理和完善信息库,委托方可以为决策方提供决策参考,提出合理的决策建议;设计方可以为委托方提供更优质的服务。此外,还可以对单个项目(或统筹化管理)进行评分量化,以辅助过程管理。
(3)设定规避风险措施。
以规划设计项目承担机构的选定为分界点,在选定之前,决策过程对项目委托承办方的影响最大,科学决策与专家咨询均有助于项目的发起;在选定之后,业主方对设计单位的影响最大。因此,项目参与各方应建立良好的沟通体系,制定对应的项目流程规避风险措施,对其中的错误行为进行纠正,以降低项目运行风险。
(4)重视和加强合同策划与合同审视管理工作。
合同是风险划定与风险转移的媒介。科学的合同机制是规划设计项目顺利开展的重要保障之一。“而建立有效的合同机制的核心是建立有效的风险分担机制,即准确地定义项目风险,并在各参与方之间进行合理的、各方都满意的分配,以使项目各参与方都能从这种分配中获益。” 风险分担是可以模拟量化并进行计算的。
“从项目的可行性研究到合同策划、合同实施,直至项目投产后的运营,无时无刻不与风险相伴。一份好的合同应该有公平的、清晰的关于合同双方承担风险的约定,明确双方的责任和义务,在工程进行过程中才能有效、及时应对各种风险。” 因此,在确定好规划设计项目的实施策略后,参与管理流程的各方需对相关合同进行策划。规划设计项目的合同策划包括合同生成条件、合同类别、发包模式、招标组织方式、委托形式、重要合同条款设定,以及具体的责、权、利的约束条件等内容。此外,在合同签订之后,应了解清楚合同履约双方的资信情况,并根据履约过程中的新形势、新问题和新要求,及时调整或制定新的约束性内容,以规避风险。
(5)风险意识培训。
加强内部管理是责任风险防范最有效的措施,包括人才培养、职业道德教育、推行新技术,以及大力培养员工在日常工作中重视质量、防控风险的意识等举措。其中,针对可能产生风险的薄弱环节,设计方可以从七个方面着手:①开展招标、采购知识及流程的培训学习;②制定招标及采购禁忌与标准化审验机制;③学习行政决策的组织流程及知识;④加强组织内部审查与审核的流程管理;⑤开展政策性文件的定期学习与解读培训;⑥熟悉职能部门的行政管理流程;⑦针对风险节点的沟通技能提升。委托方与决策方可以从加强组织经办人员的专业知识技能培训、加强项目管理团队的经验交流与学习两个方面着手,通过有针对性的风险意识培训,提高项目参与人员的整体抗风险意识。
(6)完善和优化过程管理、信息反馈、采纳、审查等机制与对应制度建设。
以上对策均以风险规避和风险预防为主,属于事前预防应对,需要与管理机制的设置相结合。在实际操作当中,项目风险管理人员宜对风险损失控制、转移及监控等策略进行组合,制定相应的管理文件。